≡ Naar de inhoudsopgave

Volgende »

Cursus Tekstverwerken met Word

Oefening professioneel document maken

In deze oefening ga je een groot aantal Word-functies gebruiken om een document professioneel vorm te geven. Het document heeft als titel Grote steden in Nederland en bevat informatie van Wikipedia a. Klik op de volgende afbeelding om alvast een indruk te krijgen van het eindresultaat:

Word oefening

Je hoeft niet zelf alle tekst van het document in te voeren. Om het je makkelijk te maken krijg je als startpunt de niet-opgemaakte versie van het Word-document. Klik op de volgende afbeelding om deze versie naar je computer te kopiëren (downloaden):

Word oefening

Nadat je op de afbeelding hebt geklikt, staat het document "Grote steden in Nederland versie 1.docx" in de Downloads-map van je computer.
Je kunt dit document openen vanuit Word (Lint > Bestand > Openen) of je start de Verkenner-app op je computer, klikt op de Downloads-map en dubbelklikt daar op het document.

Let op: Word herkent dat je het document van internet hebt gedownload. Daarom wordt het document geopend in de beveiligde weergave en staat erboven een waarschuwing:

Word: Oefening professioneel document

Klik op de knop Bewerken inschakelen om het document te kunnen bewerken.

Tot zover de voorbereidende handelingen.

Aan de slag!

Stap voor stap ga je aan de slag met de vele mogelijkheden van Word:

Voeg een voorblad toe Maak koppen met stijlen
Kies een thema, kleuren en lettertype Genereer een inhoudsopgave
Voeg voettekst in Voeg voetnoot in
Neem afbeeldingen op Neem een vorm op Voeg een tabel in
Verwijs naar een kop Verwijs naar een bladwijzer
Gebruik opsommingen Pas diverse opmaak toe
Bijna klaar, controleer het document Denk aan versiebeheer
Sla het document op als Word-document Verstuur het document als pdf

Tip: Bij de stappen staan schermkopieën ter verduidelijking. Klik op een schermkopie om die te vergroten en doe dat nogmaals om weer te verkleinen.

Voeg een voorblad toe

In plaats van een document direct te beginnen met tekst, kun je eerst een voorblad opnemen. Dat presenteert mooier en wordt vaak gebruikt voor rapporten, verslagen en formele documenten.

Word: Oefening professioneel document

  1. Klik in het Invoegen-lint op Pagina's en vervolgens op Voorblad.
  2. Klik op een voorblad dat je aanspreekt. In het voorbeeld is gekozen voor Facet.
  3. Verander de informatie op het voorblad. Dubbelklik op bestaande tekst om die aan te passen:
  4. Het voorblad is nu pagina 1 van het document, de tekst begint op pagina 2. Bovenaan pagina 2 staat nog de titel van het document: "Grote steden in Nederland". Aangezien dit nu op het voorblad staat, kun je op pagina 2 deze titel verwijderen.

Maak koppen met stijlen

Het document gaat over vier steden: Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht. Elke stad wordt een hoofdstuk in het document. Per stad is er een aantal paragrafen.
Zo'n structuur maakt het document leesbaar en toegankelijk. Het is dus belangrijk om consequent de hoofdstukken en paragrafen te tonen. In Word gebruik je hiervoor stijlen.

Word: Oefening professioneel document

  1. Zet de cursor bovenaan pagina 2 op de regel met Amsterdam. Klik daarna in het Start-lint bij de sectie met stijlen op Kop 1.
  2. Blader door het document en pas ook bij Rotterdam, Den Haag en Utrecht de Kop 1 toe.
  3. Ga terug naar het begin van het document. Het hoofdstuk Amsterdam heeft drie paragrafen, namelijk Geschiedenis, Bevolkingssamenstelling en Bezienswaardigheden.
    Zet de cursor eerst op Geschiedenis en klik dan op de stijl Kop 2. Doe hetzelfde voor de overige twee paragrafen van Amsterdam.
  4. Blader door het document en pas Kop 2 ook toe op de paragrafen van Rotterdam, Den Haag en Utrecht.

Kies een thema, kleuren en lettertype

Een thema bestaat uit voorgeselecteerde kleuren en lettertypes; het bepaalt de basisopmaak van je document. Je had al eerder een thema kunnen kiezen, maar als je dat nu doet zie je goed hoe het uitwerkt op het voorblad, de koppen en de tekst.

Word: Oefening professioneel document

  1. Blader naar pagina 2 zodat je o.a. de kop Amsterdam ziet. Klik in het Ontwerpen-lint op Thema's en schuif het muispijltje zonder te klikken over de thema's. Je ziet meteen hoe de opmaak van het document verandert. Klik op een thema dat je aanspreekt. In het voorbeeld is gekozen voor Office.
  2. Nadat je een thema hebt gekozen, kun je in het blok rechts van Thema's kiezen hoe titels en koppen worden weergegeven. In het voorbeeld is gekozen voor koppen met een blauwe balk.
  3. Verder zou je ook nog de kleuren en lettertypen binnen het gekozen thema kunnen aanpassen, maar dat hoeft niet.

Genereer een inhoudsopgave

Dankzij de koppen die je eerder maakte, kun je nu een inhoudsopgave toevoegen aan je document. En die inhoudsopgave volgt vanzelf de keuze die je bij het Thema hebt gemaakt.

Word: Oefening professioneel document

  1. Je kunt kiezen waar je de inhoudsopgave plaatst, bijvoorbeeld aan het begin of aan het eind van het document. In het voorbeeld is ervoor gekozen de inhoudsopgave direct na het voorblad op te nemen. Om dat te doen, zet je de cursor in de lege regel vòòr de kop Amsterdam.
  2. Klik in het Verwijzingen-lint op Inhoudsopgave en klik daarna op Automatische inhoudsopgave 1.
  3. De inhoudsopgave verschijnt voor de kop van Amsterdam. Als je direct na de inhoudsopgave op Ctrl+Enter drukt, dan springt Amsterdam naar het begin van een nieuwe pagina - staat wel zo mooi.
    Ga naar de koppen van Rotterdam, Den Haag en Utrecht en druk ook daar op Ctrl+Enter zodat elk hoofdstuk op een nieuwe bladzijde begint.
  4. Maar... door de Ctrl+Enters klopt meteen de nummering van de inhoudsopgave niet meer! Dat is ook het geval als je later tekst toevoegt, verplaatst of verwijdert. De oplossing: rechtsklik op de inhoudsopgave en klik op Veld bijwerken; daarna is het raadzaam altijd voor de optie In zijn geheel bijwerken te kiezen.

Voeg voettekst in

De inhoudsopgave verwijst wel naar paginanummers, maar de pagina's zelf zijn nog niet genummerd. Dat doe je bij voorkeur met voettekst. Daarmee gebruik je de onderste regel van elke pagina om informatie over het document weer te geven, bijvoorbeeld de bestandsnaam, versienummer, paginanummer enz.
Professionele documenten tonen vaak het paginanummer en het aantal pagina's waaruit het document bestaat, bijvoorbeeld "Pagina 1 van 10". Zo weet de lezer of het volledige document beschikbaar is.
Het is ook gebruikelijk om geen voettekst op het voorblad te tonen, dat verstoort het beeld van deze pagina.

Word: Oefening professioneel document

  1. Klik in het Invoegen-lint op Voettekst en klik op een voettekst, bijvoorbeeld Leeg (drie kolommen).
  2. In het lint verschijnen "Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten". In de sectie "Opties" zie je een vinkje staan bij Eerste pagina afwijkend. Daarmee kun je dus een andere voettekst op het voorblad opgeven.
  3. Ga naar het voorblad; waarschijnlijk staat daar niets in de voettekst - als er wel iets staat, verwijder het dan.
  4. Ga naar de voettekst van pagina 2 (de inhoudsopgave):
  5. Word: Oefening professioneel document Het staat mooi om een streep boven de voettekst te plaatsen. Klik hiervoor in het Start-lint bij de Alinea-sectie op het pijltje naast Randen en klik daar op Bovenrand. Maak de lettergrootte van de hele regel met voettekst iets kleiner.
  6. Momenteel lijkt het alsof Word niet kan tellen... in de voettekst van de pagina met de inhoudsopgave staat paginanummer 1 maar het is de tweede pagina van het document. Het voorblad wordt dus overgeslagen bij het nummeren! Dat wil je liever niet. Klik daarom in het lint van "Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten" in het linkerdeel op Paginanummer, klik daarna op Opmaak paginanummers en geef onderaan het venster op dat de paginanummering begint bij 2.
  7. Je bent klaar met de voettekst. Dubbelklik ergens in de tekst van je document om het bewerken van de voettekst te sluiten
  8. Blader door het document. Zoals je ziet heeft elke pagina een voetregel, met uitzondering van het voorblad.

Voeg voetnoot in

Met een voetnoot kun je iets toevoegen aan een beschrijvende tekst, bijv. een bronverwijzing of een jaartal waarop iets betrekking heeft.

Word: Oefening professioneel document

  1. Blader naar het hoofdstuk over Den Haag. In de eerste regel staat het aantal inwoners met tussen haakjes de datum van telling (31 januari 2023). In plaats van in de tekst kun je de datum ook in een voetnoot opnemen: verwijder eerst de datum met de haakjes en zet dan de cursor achter het woord "inwoners".
  2. Klik in het Verwijzingen-lint op Voetnoot invoegen. Onderaan de pagina verschijnt een genummerde voetnoot; typ daar "Per 31 januari 2023".
  3. Word zorgt er automatisch voor dat voetnoten doorlopend genummerd zijn. Als je op een eerdere pagina een voetnoot toevoegt, wordt de nummering van overige voetnoten vanzelf aangepast.
    In de eerste regel over Den Haag staat "Den Haag of 's-Gravenhage". Verwijder "of 's-Gravenhage" en zet de cursor achter Den Haag. Voeg een voetnoot toe en typ daar "Ook bekend als 's-Gravenhage". Zoals je ziet krijgt je eerdere voetnoot nummer 2 in plaats van 1.

Neem afbeeldingen op

Afbeeldingen verlevendigen een document. Door gebruik te maken van "tekstterugloop" kun je tekst om een foto heen laten lopen.

Word: Oefening professioneel document   Word: Oefening professioneel document   Word: Oefening professioneel document

  1. Je gaat de drie bovenstaande foto's gebruiken in het hoofdstuk over Amsterdam. Download ze eerst naar je computer: rechtsklik elke foto en sla die op in de Downloads-map van je computer.
  2. Eerst neem je de twee foto's van grachtenpanden op onder de Amsterdamse paragraaf Bezienswaardigheden:
  3. De foto met de toren en het water ga je gebruiken met tekstterugloop:

Neem een vorm op

Met een vorm kun je een stukje tekst laten uitspringen voor extra aandacht. Word heeft veel vormen, dus je kunt je creatief uitleven.

Word: Oefening professioneel document

  1. Ga naar het hoofdstuk over Rotterdam, zet de cursor aan het begin van de tweede alinea (dus vòòr de tekst "De stad is gelegen aan...").
  2. Klik in het Invoegen-lint op Vormen, klik op een vorm die je aanspreekt, klik daarna op het begin van de tweede alinea, houd de muisknop ingedrukt en sleep de muis een stukje omlaag en naar rechts zodat de vorm verschijnt. De vorm mag over de tekst lopen. Laat dan de muisknop los.
  3. Rechtsklik de vorm, klik op Tekstterugloop en klik in het menu op Vierkant. Als resultaat zie je de tekst om de vorm heen lopen of ernaast staan.
  4. Sleep de vorm naar rechts totdat deze ongeveer gelijk loopt met de rechterkantlijn.
  5. Rechtsklik de vorm en klik op Vorm opmaken. Klik bij "Opvulling" op Effen opvulling en kies bij "Kleur" een wat donkere kleur, bijvoorbeeld blauw. Sluit de "Vorm opmaken"-kolom.
  6. Dubbelklik in de vorm en typ de tekst "Rotterdam is de grootste haven van Europa". Verander zo nodig de grootte van de vorm om de tekst goed leesbaar te maken.

Voeg een tabel in

Met een tabel kun je een duidelijk overzicht van gegevens maken. Bijvoorbeeld van het aantal inwoners in de stadsdelen van Den Haag.

Word: Oefening professioneel document

  1. Ga naar de paragraaf Stadsdelen in het hoofdstuk over Den Haag en zet de cursor onder Haagse Hout. De gegevens van de acht stadsdelen ga je overnemen in een tabel. Die krijgt dus 9 rijen (1 voor de kop en 8 voor de stadsdelen) en 2 kolommen (voor de naam van het stadsdeel en voor het aantal inwoners). Klik in het Invoegen-lint op Tabel en voeg een tabel in met 9 rijen en 2 kolommen.
  2. Typ in de cellen van de eerste rij Stadsdeel resp. Aantal inwoners.
  3. Typ of kopieer/plak de stadsdeelnamen en aantallen in de overige 8 regels. Daarna kun je de overgenomen regels die al in het document stonden verwijderen.
  4. Maak de linkerkolom smaller zodat de stadsdeelnaam "Leidschenveen-Ypenburg" nog in een cel past. Het smaller maken doe je door de muis op de middelste verticale lijn van de tabel te plaatsen; daarna sleep je de lijn naar links.
  5. Maak de tweede kolom aanzienlijk smaller. Selecteer daarna alles gegevens van de tweede kolom en centreer de gegevens.
  6. Om de tabel op te maken dubbelklik je op een willekeurige cel in de tabel; klik daarna in het lint op "Hulpmiddelen voor tabellen" (of "Tabelontwerp") op het pijltje omlaag bij "Stijlen voor tabellen". Kies een gekleurde stijl die je aanspreekt.

In de tekst van je document kun je naar koppen verwijzen. Daarmee krijg je een hyperlink (een koppeling); als de gebruiker op zo'n link klikt, springt het document naar de kop van het desbetreffende hoofdstuk of de paragraaf.

Word: Oefening professioneel document

  1. Blader naar het begin van het hoofdstuk over Den Haag. In de eerste regel over deze stad komen de namen van Amsterdam en Rotterdam voor. Het is de bedoeling dat deze twee namen hyperlinks worden naar de hoofdstukken van deze steden.
  2. Rechtsklik in de eerste regel van het hoofdstuk over Den Haag op Amsterdam. Klik daarna op Koppeling. Een venster getiteld "Hyperlink invoegen" verschijnt. Klik in de linkerkolom van dit venster op Plaats in dit document. Rechts in het venster staan o.a. de koppen in het document. Dubbelklik op de kop Amsterdam.
  3. Herhaal deze handelingen, maar dan voor Rotterdam.
  4. Als je nu op een van de hyperlinks klikt (of Ctrl+klikt, afhankelijk van de Word-opties) dan spring je naar het desbetreffende hoofdstuk.

Soms wil je een verwijzing naar een plek in een document opnemen, maar die plek heeft geen eigen kop. Of de kop staat een flink stuk vòòr die plek. In zo'n geval kun je zelf een bladwijzer maken op de desbetreffende plek in het document. Daarna kun je een hyperlink maken die naar de bladwijzer verwijst.

Word: Oefening professioneel document

  1. Voor deze oefening ga je in het hoofdstuk van Rotterdam een verwijzing opnemen naar de haven van Amsterdam. Daarvoor ga je eerst naar het hoofdstuk Amsterdam. In de paragraaf over Geschiedenis staat in de 4e alinea iets over de Amsterdamse haven.
    Zet de cursor vòòr deze alinea (dus vòòr de tekst "Het deel van de rivier buitengaats..."), klik in het Invoegen-lint op Koppelingen en klik daarna op Bladwijzer. Een Bladwijzer-venster verschijnt; typ bovenin de naam voor de nieuwe bladwijzer, bijv. AmsterdamHaven. Klik daarna op Toevoegen.
  2. Blader nu naar het hoofdstuk over Rotterdam. De tweede alinea eindigt met de woorden "de haven van Amsterdam". Selecteer die woorden en rechtsklik daarna op de geselecteerde woorden. Klik op Koppeling. Een venster getiteld "Hyperlink invoegen" verschijnt. Klik in de linkerkolom van dat venster op Plaats in dit document. Rechts in het venster staan onderaan de bladwijzers in het document. Dubbelklik op de bladwijzer AmsterdamHaven.
  3. Als je op de hyperlink klikt (of Ctrl+klikt) dan spring je naar de tekst over de Amsterdamse haven.

Gebruik opsommingen

Opsommingen, al dan niet genummerd, verhogen de leesbaarheid van teksten die bij elkaar horen. Je kunt zelfs een opsomming binnen een andere opsomming maken.

Word: Oefening professioneel document

  1. Blader naar de paragraaf Geschiedenis in het hoofdstuk over Den Haag. De paragraaf bestaat uit drie alinea's. Selecteer deze alinea's en klik dan in het Start-lint bij de sectie Alinea op het kleine pijltje omlaag naast opsommingstekens. Kies een opsommingsteken dat je aanspreekt.
  2. Blader naar de paragraaf Rechtspraak in het hoofdstuk over Den Haag. De laatste alinea van deze paragraaf noemt een aantal internationale juridische organisaties. Gebruik weer de opsomming in het Start-lint om elke organisatie in een ongenummerde opsomming op te nemen.
    Nadat je dit hebt gedaan, besef je dat een genummerde opsomming misschien indrukwekkender is... Selecteer alle regels van de opsomming en klik dan in het lint op het ikoontje van de genummerde opsomming.

Pas diverse opmaak toe

Word heeft veel opmaakmogelijkheden - pas ze beperkt toe zodat je document niet op een kerstboom gaat lijken... Als je ze met mate gebruikt, kun je mogelijk de aandacht van de lezer vestigen op wat jij belangrijk vindt.

Word: Oefening professioneel document

  1. Blader naar het hoofdstuk Utrecht. In de eerste twee alinea's wordt vijf keer een aantal inwoners genoemd (beginnend met 368.024 en eindigend met 100.000). Pas op deze getallen de volgende opmaak toe: maak de tekst blauw, vet en met een gele achtergrond.
  2. Verander in dezelfde tweede alinea de namen van de vier woonplaatsen in de eerste regel door ze een opvallend lettertype te geven, bijv. Arial Black.
  3. Accentueer in de Utrechtse paragraaf over Geschiedenis de tweede alinea als volgt: verander de achtergrondkleur naar lichtblauw en centreer de tekst van de alinea. Ga daarna naar het Indeling-lint en stel de Inspringing links en rechts in op 1 cm.
  4. Accentueer in de Utrechtse paragraaf over Bestuurlijke indeling de tweede alinea als volgt: zet de cursor in die alinea en klik in het Start-lint op het kleine pijltje naast Randen (in de sectie Alinea). Klik in het menu op Randen en arcering; kies Kleur "blauw" en Dikte "3 pt". Klik daarna in de meest linkse kolom op Kader en klik op OK.

Bijna klaar, controleer het document

Je bent klaar met het document, alles staat erin en is opgemaakt. Dan is het uiteraard goed er nog een keer doorheen te lopen om het te controleren.

Word: Oefening professioneel document

  1. Zien de pagina's er goed uit qua indeling? Dat kun je makkelijk controleren met het afdrukvoorbeeld. Klik in het Bestand-lint op Afdrukken. Je hoeft geen afdruk te maken, maar je ziet wel miniaturen van de bladzijden in het document en je kunt erdoorheen bladeren voor een visuele impressie.
    Soms eindigt een pagina met de kop van een paragraaf, dat staat niet zo mooi. Met het afdrukvoorbeeld vind je ze. Daarna kun je in het document een paar lege regels toevoegen om dat op te heffen of je gebruikt weer Ctrl+Enter voor een nieuwe pagina zoals je eerder deed voor de hoofdstukken.
  2. Om de spellingcontrole nog een keer z'n werk te laten doen, klik je in het Controleren-lint op Spelling- en grammaticacontrole.
  3. Aangezien je veel wijzigingen hebt aangebracht, klopt waarschijnlijk de inhoudsopgave niet meer. Blader naar de inhoudsopgave en rechtsklik erop. Klik daarna op Veld bijwerken en kies tot slot de optie In zijn geheel bijwerken.
  4. Werk zo nodig de datum op het voorblad bij.

Denk aan versiebeheer

Met name in een professionele omgeving is versienummering van documenten van groot belang. Stel dat een document een aantal keren is besproken met collega's en bijgewerkt met op- en aanmerkingen, dan is het noodzakelijk om na elke update (vòòr verspreiding) het versienummer van het document bij te werken.
Doe je dat niet, dan krijg je een situatie waarin twee personen bijvoorbeeld pagina 3 van het document hebben, maar met verschillende inhoud. Welke pagina is nu de juiste?

Een efficiënte manier om documentversies te beheren is door het versienummer op te nemen in de bestandsnaam. Daarom had het document waarmee je bent begonnen als titel "Grote steden in Nederland versie 1". Dankzij de voettekst staat het versienummer op elke pagina van je document. En dankzij het versienummer in de ondertitel op het voorblad zie je ook daar waarmee je te maken hebt.

Word: Oefening professioneel document

Als je een nieuwe versie van een document gaat delen, moet je dus even het versienummer op het voorblad aanpassen. En in de volgende stap (document opslaan, zie hieronder) pas je het versienummer in de bestandsnaam aan.

Sla het document op als Word-document

Uiteraard wil je al jouw wijzigingen opslaan in het document. Daarbij kun je zo nodig ook meteen het versienummer van het bestand aanpassen.

  1. Het document heeft al een naam, namelijk "Grote steden in Nederland versie 1". Wil je het met deze naam weer opslaan, klik dan in het lint op Bestand en daarna op Opslaan (of druk op sneltoets Ctrl+S).

    Als je de naam wilt wijzigen, bijvoorbeeld in "Grote steden in Nederland versie 2" klik dan op Bestand en daarna op Opslaan als. Zo kun je het document een andere naam geven en als je wilt in een andere map op je computer (of in de OneDrive cloud van Microsoft) opslaan.

Verstuur het document als pdf

Als je een document aan anderen wilt sturen, dan is het aan te raden niet het Word-document, maar een pdf-versie van het document te sturen. Een pdf kan namelijk op elk apparaat worden bekeken en de inhoud van het document ziet er op elk apparaat hetzelfde uit.
Als je iemand een Word-document stuurt en die persoon heeft niet de Word-app, dan is de kans groot dat jouw document er anders uitziet dan de bedoeling is - als het document al geopend kan worden op het apparaat van de ontvanger.

Word: Oefening professioneel document

  1. Je zou het Word-document als pdf kunnen opslaan via Bestand > Opslaan als. Daarbij kies je dan pdf als bestandstype. Vervolgens voeg je de pdf toe aan een e-mail.
    Maar Word maakt het makkelijker: klik in het Bestand-lint op Delen, klik op E-mail en klik daarna op Als PDF verzenden. Mogelijk krijg je eerst nog de optie om de inhoudsopgave bij te werken. Daarna opent het e-mailprogramma met een nieuwe e-mail waaraan de pdf als bijlage is toegevoegd. Je kunt hem dus meteen versturen. Probeer het door de e-mail aan jezelf te adresseren.

 


Tot zover de oefening!