Home Zoek Beeld

Google Documenten

Met de gratis app Google Documenten kun je op een Windows computer, Mac, smartphone en tablet de mooiste documenten maken. Dus als jij notulen voor je VVE moet maken, een bezwaarschrift aan de gemeente wilt sturen of voor de leuk een dagboek gaat bijhouden, met Google Documenten gaat het je lukken.

Google Documenten is een volwaardige tekstverwerker, waarmee je tekst kunt opmaken, afbeeldingen kunt invoegen, een inhoudsopgave kunt genereren, spelling kunt controleren en nog veel meer. Je kunt er ook Word-documenten mee lezen, maken en bewerken. Daarnaast kun je documenten als pdf-bestand opslaan en versturen.

De documenten die je maakt worden standaard in Google Drive (de cloud van Google) opgeslagen. Da's handig want dan kun je erbij met je computer, smartphone en tablet - zowel thuis als onderweg. En je kunt je documenten altijd en overal met elk apparaat bewerken.
Naast Google Drive, kun je documenten ook op je computer opslaan. Mocht je veel met documenten op de computer werken, dan is het mogelijk om Google Documenten "offline" te gebruiken.

Om Google Documenten te gebruiken heb je een Gmailadres (een Google-account) nodig. Heb je die nog niet? Ga dan naar https://www.google.nl/ . Klik rechtsboven op Gmail en volg de stappen om een account te maken.

Als eerste lees je over Google Documenten op een computer. Daarna over het gebruik van de app voor smartphones en tablets - klik hier als je daar meteen naartoe wilt springen.

Google Documenten gebruiken op een computer

Om op een Windows computer of Mac een document te maken ga je naar https://docs.google.com en meld je je aan met je Gmailadres.

De eerste keer dat je je aanmeldt bij Google Documenten kun je een korte rondleiding volgen. Daarbij krijg je enige uitleg over de schermindeling en knoppen.
Na de rondleiding kom je op het beginscherm van Google Documenten, waarop je een aantal sjablonen ("templates") ziet staan:

Om je eerste document te maken klik je op de grote plus van het sjabloon getiteld Leeg. Staan er bij jou geen sjablonen, klik dan rechtsonder op het rondje met de grote plus.
Daarop opent de tekstverwerker en krijg je een blanco pagina te zien. Bovenaan zie je het volgende:

• Naamloos document: op dit moment heeft je document nog geen naam. Tik op Naamloos document om een naam toe te kennen, bijv. Notulen maart 2021, Mijn dagboek etc.
• Op de regel daaronder staan namen van groepen opdrachten. Bijv. Bestand, klik daarop voor een menu met opdrachten om iets met het tekstbestand te doen, zoals Afdrukken, Kopie maken en Weggooien.
• Op de derde regel staat een serie ikoontjes om de tekstopmaak in je document aan te passen.

Je kunt nu aan de slag! Misschien ben je goed bekend met tekstverwerkers en pas je tijdens het typen ook meteen opmaak toe. Als je er nog niet zoveel ervaring mee hebt, is het aan te raden eerst gewoon je tekst te typen en daarna pas de opmaak te verzorgen. Dat wordt ook in het onderstaande filmpje gedaan.

Telkens als je een wijziging in het document aanbrengt, wordt het direct opgeslagen in Google Drive. Je ziet dat in het filmpje: op de bovenste regel staat rechts van het wolkje "Opslaan..." en "Opgeslagen in Drive".

Maar je kunt het document natuurlijk ook opslaan op je eigen computer.
Klik daarvoor op Bestand en daarna op Downloaden. Je kunt kiezen uit veel bestandsformaten, inclusief Word (.docx), pdf en zelfs epub (dat is een e-book).
Het bestand komt vanzelf terecht in de Downloads-map van je Windows computer of Mac. Met de Verkenner of Finder kun je ernaartoe. Vervolgens zou je het aan iemand kunnen sturen met je e-mailprogramma.

Je kunt ook vanuit Google Documenten een document e-mailen: klik op Bestand, daarna op E-mail en vervolgens op Dit bestand e-mailen. In het verzendvenster is standaard pdf gekozen als documenttype, maar je kunt ook weer Word en enkele andere kiezen.
Bij het versturen wordt uiteraard jouw Gmailadres als afzender gebruikt. Wil je dat niet, verstuur dan het gedownloade document met je eigen e-mailprogramma, zoals hierboven staat.

Als iemand aan jou een Word-document heeft gestuurd en je wilt dat bewerken, zorg dan dat je het document ontvangt op je Gmailadres (stuur het daar zo nodig zelf naartoe). Daarna doe je het volgende in Gmail:

• Open de e-mail en schuif (zonder te klikken) met je muis over het ikoontje van de bijlage.
• Er verschijnen drie knopjes op het ikoontje. Klik op het derde knopje om de bijlage (het Word-document) in Google Documenten te openen.

Tot slot: wil je liever offline met documenten werken (dus zonder internetverbinding), kijk dan op deze webpagina van Google.

Google Documenten gebruiken op een smartphone en tablet

Op mobiele apparaten werkt Google Documenten met een app.

Voor je iPhone of iPad installeer je de Google Documenten-app uit de Apple App Store. Tik op het ikoontje van de App Store hiernaast om ernaartoe te springen.
Hoe je een app uit de App Store op je mobiele apparaat zet, kun je hier lezen.

Voor je Android smartphone of tablet installeer je de Google Documenten-app uit de Google Play Store. Tik op het ikoontje van de Play Store hiernaast om ernaartoe te springen. Hoe je een app uit de Play Store op je mobiele apparaat zet, kun je hier lezen.

Start de Google Documenten-app en meld je zo nodig aan met je Gmailadres en wachtwoord. Daarna kom je terecht in de "galerij" met alle documenten die je tot nu toe hebt gemaakt. Die ziet er ongeveer als volgt uit:

Tik rechtsonder op de grote plus om een nieuw document te maken; daarbij kun je kiezen tussen een blanco document en een template (sjabloon).
Of tik op een van de miniaturen in de galerij om het betreffende document te openen en te bekijken. Om het document vervolgens te bewerken tik je rechtsonder op het potloodje.

Door het kleinere schermformaat van smartphones en tablets is de layout van het scherm behoorlijk anders dan op de computer:

 
Links Google Documenten op een iPad, rechts op een Android smartphone.

Op de iPad gebruik je de rij ikoontjes vlak boven de tekst voor opmaak; de ikoontjes rechtsboven (de plus, A en drie puntjes) bieden een aantal opdrachten.
Op de Android zijn de ikoontjes verdeeld over de bovenste regel van het scherm en de regel boven het toetsenbord.
Alle smartphones en tablets tonen linksboven een vinkje; tik daarop om het toetsenbord te laten verdwijnen zodat je de volledige tekst beter kunt lezen. Daarna heb je twee mogelijkheden:

1. Linksboven verschijnt een pijltje naar links om terug te keren naar de "galerij" met al je documenten.
2. Rechtsonder verschijnt een ikoontje met een potlood; tik daarop om het toetsenbord weer tevoorschijn te halen zodat je het document verder kunt bewerken.

Je kunt nu aan de slag! Misschien ben je goed bekend met tekstverwerkers en pas je tijdens het typen ook meteen opmaak toe. Als je er nog niet zoveel ervaring mee hebt, is het aan te raden eerst gewoon je tekst te typen en daarna pas de opmaak te verzorgen. Dat wordt ook in het onderstaande filmpje gedaan.

Wat belangrijk is om te weten: het document wordt automatisch opgeslagen in Google Drive terwijl je aan het typen en bewerken bent. Dat gebeurt na bijna elk woord dat je typt of elke wijziging die je aanbrengt. Er is dan ook geen knop waarop je moet tikken om het document te bewaren - dat gaat vanzelf!

Tik op het vinkje linksboven het document en daarna op het pijltje linksboven om terug te keren naar de "galerij". Bij elke miniatuur van een document staan rechtsonder drie puntjes. Tik daarop voor een aantal opties:

• Tip: Als je een document aan iemand wilt e-mailen, kies dan niet de Delen-optie. Dan krijgt de ontvanger een link naar jouw Google Drive. Op zich is dat niet erg, maar handiger is de optie Een kopie sturen. Dan weet je zeker dat de ontvanger het document als bijlage in de e-mail krijgt.
  Bij "Een kopie sturen" kun je ook kiezen om het document als pdf-bestand te versturen.
• Als je een document hebt gemaakt en je wilt dat als Word-document versturen, kies dan eerst de optie Opslaan als Word (.docx) en stuur vervolgens een kopie van het Word-document dat in je galerij verschijnt.
• Stel dat je al een mooi document hebt, en je wilt dat gebruiken als basis voor een nieuw document, gebruik dan de optie Een kopie maken. Daarna wijzig je de naam en ga je het bewerken.
• Ook de optie Afdrukken staat in de lijst.

Als iemand aan jou een Word-document heeft gestuurd en je wilt dat bewerken, open dan de e-mail met het Word-document als bijlage op je mobiele apparaat. Daarna doe je het volgende:

iPhone en iPad:

• Tik op het Word-document in de e-mail om het te openen.
• Tik daarna op het Delen ikoontje op de bovenste regel.
• Tik op het ikoontje van Google Documenten om het daarmee te openen. Het document wordt eerst gekopieerd naar Google Drive; daarna kun je het bekijken en bewerken in Google Documenten.

Android smartphone en tablet:

• Tik op het Word-document in de e-mail. Het wordt nu eerst gedownload.
• In het venster "Openen met" tik je op het ikoontje van Google Documenten.

Meer weten?

Op deze webpagina van Google staat uitgebreide informatie over het gebruik van Google Documenten.

Reageren?

Wil je meer weten of heb je hulp nodig? Wil je een reactie geven? Stuur een e-mail naar adamcomputerhulp@gmail.com.