Google Documenten

a Met de gratis app Google Documenten kun je op computer, smartphone en tablet de mooiste documenten maken. Dus als jij notulen voor je VVE moet maken, een bezwaarschrift aan de gemeente wilt sturen of voor de leuk een dagboek gaat bijhouden, met Google Documenten gaat het je lukken.

Google Documenten is een volwaardige tekstverwerker, waarmee je tekst kunt opmaken, afbeeldingen kunt invoegen, een inhoudsopgave kunt genereren, spelling kunt controleren en nog veel meer. Je kunt er ook Word-documenten mee lezen, maken en bewerken. Daarnaast kun je documenten als pdf-bestand opslaan en versturen.

De documenten die je maakt worden standaard in Google Drive (de cloud van Google) opgeslagen. Da's handig want dan kun je erbij met je computer, smartphone en tablet - zowel thuis als onderweg. En je kunt je documenten altijd en overal met elk apparaat bewerken.
Naast Google Drive, kun je documenten ook op je computer opslaan. Mocht je veel met documenten op de computer werken, dan is het mogelijk om Google Documenten "offline" te gebruiken.

Om Google Documenten te gebruiken heb je een Gmailadres (een Google-account) nodig. Heb je die nog niet? Ga dan naar https://www.google.nl/ a. Klik rechtsboven op Gmail en volg de stappen om een account te maken.

Uitleg van Google
Google geeft zelf goede en uitgebreide uitleg over Google Documenten.
De informatie die je hieronder aantreft, helpt je daarom op weg om een document te maken, een aantal veel gebruikte bewerkingen uit te voeren,
het document af te drukken en het als bijlage in een e-mail te versturen.
Voor meer uitleg kun je terecht op deze webpagina a van Google.

 
 

Bij de informatie hieronder staan kleine schermkopieƫn. Klik of tik daarop om deze te vergroten en doe dat nogmaals om weer te verkleinen.

Als eerste lees je over Google Documenten op de Windows computer. Daarna over het gebruik van de app voor smartphones en tablets - klik hier als je daar meteen naartoe wilt springen.

Google Documenten gebruiken op een Windows computer

a Om op de computer een document te maken gebruik je de browser, bij voorkeur Chrome. Ga naar de website https://docs.google.com a en meld je aan met je Gmailadres.

De eerste keer dat je je aanmeldt bij Google Documenten kun je een korte rondleiding volgen. Daarbij krijg je enige uitleg over de schermindeling en knoppen.
Na de rondleiding kom je op het beginscherm van Google Documenten, waarop je een aantal sjablonen ("templates") ziet staan:

a

Om je eerste document te maken klik je op de grote plus van het sjabloon getiteld Leeg. Daarop opent de tekstverwerker en krijg je een blanco pagina te zien. Bovenaan zie je het volgende:

a

Je kunt nu aan de slag! Misschien ben je goed bekend met tekstverwerkers en pas je tijdens het typen ook meteen opmaak toe. Als je er nog niet zoveel ervaring mee hebt, is het aan te raden eerst gewoon je tekst te typen en daarna pas de opmaak te verzorgen. Dat wordt ook in het onderstaande filmpje gedaan.

a In het filmpje wordt de volgende opmaak toegepast:


Klik op het vergrootknopje voor volledige weergave van de video

Telkens als je een wijziging in het document aanbrengt, wordt het direct opgeslagen in Google Drive. Je ziet dat in het filmpje: op de bovenste regel staat rechts van het wolkje "Opslaan..." en "Opgeslagen in Drive".

a Maar je kunt het document natuurlijk ook opslaan op je eigen computer.
Klik daarvoor op Bestand en daarna op Downloaden. Je kunt kiezen uit veel bestandsformaten, inclusief Word (.docx), pdf en zelfs epub (dat is een e-book).
Het bestand komt vanzelf terecht in de Downloads-map van je Windows computer. Met de Verkenner kun je ernaartoe. Vervolgens zou je het aan iemand kunnen sturen met je e-mailprogramma.

a Je kunt ook vanuit Google Documenten een document e-mailen: klik op Bestand, daarna op E-mail en vervolgens op Dit bestand e-mailen. In het verzendvenster is standaard pdf gekozen als documenttype, maar je kunt ook weer Word en enkele andere kiezen.
Bij het versturen wordt uiteraard jouw Gmailadres als afzender gebruikt. Wil je dat niet, verstuur dan het gedownloade document met je eigen e-mailprogramma, zoals hierboven staat.

Als iemand aan jou een Word-document heeft gestuurd en je wilt dat bewerken, zorg dan dat je het document ontvangt op je Gmailadres (stuur het daar zo nodig zelf naartoe). Daarna doe je het volgende in Gmail:
a

 

Tot slot: wil je liever offline met documenten werken (dus zonder internetverbinding), kijk dan op deze webpagina a van Google.

 

Google Documenten gebruiken op een smartphone en tablet

Op mobiele apparaten werkt Google Documenten met een app.

a Voor je iPhone of iPad installeer je de Google Documenten-app uit de Apple App Store. Tik op het ikoontje van de App Store hiernaast om ernaartoe te springen.
Hoe je een app uit de App Store op je mobiele apparaat zet, kun je hier lezen.

a Voor je Android smartphone of tablet installeer je de Google Documenten-app uit de Google Play Store. Tik op het ikoontje van de Play Store hiernaast om ernaartoe te springen. Hoe je een app uit de Play Store op je mobiele apparaat zet, kun je hier lezen.

Start de Google Documenten-app en meld je zo nodig aan met je Gmailadres en wachtwoord. Daarna kom je terecht in de "galerij" met alle documenten die je tot nu toe hebt gemaakt. Die ziet er ongeveer als volgt uit:

a

Tik rechtsonder op de grote plus om een nieuw document te maken; daarbij kun je kiezen tussen een blanco document en een template (sjabloon).
Of tik op een van de miniaturen in de galerij om het betreffende document te openen en te bekijken. Om het document vervolgens te bewerken tik je rechtsonder op het potloodje.

Door het kleinere schermformaat van smartphones en tablets is de layout van het scherm behoorlijk anders dan op de computer:

a   a
Links Google Documenten op een iPad, rechts op een Android smartphone.

Op de iPad gebruik je de rij ikoontjes vlak boven de tekst voor opmaak; de ikoontjes rechtsboven (de plus, A en drie puntjes) bieden een aantal opdrachten.
Op de Android zijn de ikoontjes verdeeld over de bovenste regel van het scherm en de regel boven het toetsenbord.
Alle smartphones en tablets tonen linksboven een vinkje; tik daarop om het toetsenbord te laten verdwijnen zodat je de volledige tekst beter kunt lezen. Daarna heb je twee mogelijkheden:

  1. Linksboven verschijnt een pijltje naar links om terug te keren naar de "galerij" met al je documenten.
  2. Rechtsonder verschijnt een ikoontje met een potlood; tik daarop om het toetsenbord weer tevoorschijn te halen zodat je het document verder kunt bewerken.

Je kunt nu aan de slag! Misschien ben je goed bekend met tekstverwerkers en pas je tijdens het typen ook meteen opmaak toe. Als je er nog niet zoveel ervaring mee hebt, is het aan te raden eerst gewoon je tekst te typen en daarna pas de opmaak te verzorgen. Dat wordt ook in het onderstaande filmpje gedaan.

a In het filmpje wordt de volgende opmaak toegepast:


Tik op het vergrootknopje voor volledige weergave van de video

Wat belangrijk is om te weten: het document wordt automatisch opgeslagen in Google Drive terwijl je aan het typen en bewerken bent. Dat gebeurt na bijna elk woord dat je typt of elke wijziging die je aanbrengt. Er is dan ook geen knop waarop je moet tikken om het document te bewaren - dat gaat vanzelf!

Tik op het vinkje linksboven het document en daarna op het pijltje linksboven om terug te keren naar de "galerij". Bij elke miniatuur van een document staan rechtsonder drie puntjes. Tik daarop voor een aantal opties:

a

 

Als iemand aan jou een Word-document heeft gestuurd en je wilt dat bewerken, open dan de e-mail met het Word-document als bijlage op je mobiele apparaat. Daarna doe je het volgende:
a
iPhone en iPad:

 

Android smartphone en tablet:
a

Meer weten?

Op deze webpagina a van Google staat uitgebreide informatie over het gebruik van Google Documenten.

 

Reageren?

Adam

Wil je meer weten of heb je hulp nodig? Wil je een reactie geven? Stuur een e-mail naar adamcomputerhulp@gmail.com.